Wprowadzenie
W świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych firma: SMULTRON sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (dalej: SMULTRON) jest administratorem Twoich danych osobowych. Oznacza to, iż wszelkie Twoje dane osobowe uzyskane w związku z zawarciem umowy lub w trakcie jej trwania winny być przez nas wykorzystane w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.
Dlatego, chcąc zachować wysokie standardy przetwarzania Twoich danych osobowych i starając się w tym celu podejmować najdalsze kroki, pragniemy przekazać najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uzyskanych w związku z podjęciem współpracy ze SMULTRON
Ze swojej strony zapewniamy, iż dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje te były zgodne z unijnymi i krajowymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności zaś aby w pełni wpisywały się w wymogi rozporządzenia UE w sprawie ochrony prywatności osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych („Ogólne rozporządzenie o ochronie danych” lub „RODO”)
Czego dotyczy niniejsza informacja?
Informacja dotyczy sposobu, w jaki chronimy i przetwarzamy Twoje dane osobowe.
Prosimy o uważne zapoznanie się z treścią niniejszego dokumentu.
1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?
Administratorem Twoich danych osobowych jest Smultron sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Sławkowska 12, 31-014 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000543616, REGON: 360370011, NIP: 6762482785, o kapitale zakładowym: 50 000 zł.
2. Jakie dane osobowe posiada SMULTRON?
2.1. SMULTRON może wchodzić w posiadanie różnych kategorii danych osobowych Klientów, w zależności od celów przetwarzania.
2.2. Zawierając z Tobą umowę wymagamy podania imienia i nazwiska (w przypadku osób fizycznych) albo oznaczenia Twojego przedsiębiorstwa oraz miejsca zamieszkania albo miejsca, gdzie znajduje się siedziba Twojej firmy. Do pożądanych przez nas informacji należą także takie dane osobowe jak NIP. Są to dane, bez których nie możemy przystąpić do świadczenia usług (umowa nie zostanie zawarta). Dodatkowo możemy Cię poprosić również o wskazanie danych kontaktowych takich jak: adres korespondencyjny (do doręczeń), adres e-mail i numer kontaktowy. Podanie tych danych ułatwi współpracę w zakresie wykonania umowy.
3. W jaki sposób SMULTRON pozyskuje/gromadzi Twoje dane osobowe?
3.1. Dane osobowe przetwarzane przez SMULTRON pozyskiwane są bezpośrednio od Ciebie podczas negocjacji, zawarcia umowy oraz w trakcie jej wykonywania.
3.2. SMULTRON może także przetwarzać dane osobowe uzyskane pośrednio, w szczególności:
- w zakresie danych osobowych wykorzystywanych w postępowaniach sądowych, przy rozstrzyganiu sporów oraz wymaganych przez organy administracyjne;
- od banków lub innych instytucji płatniczych (w związku z płatnościami wynikającymi z umowy) w zakresie informacji o tym, z jakiego konta i w jakiej instytucji dokonano zapłaty.
4. W jakim celu i na jakiej podstawie SMULTRON wykorzystuje Twoje dane osobowe?
4.1. Zgodnie z art. 6 RODO SMULTRON gromadzi dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje wyraźna podstawa prawna do ich przetwarzania. Mogą zachodzić następujące przesłanki uzasadniające gromadzenie danych osobowych:
- przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności, o jakie zwrócił się potencjalny klient przed zawarciem umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6.ust. 1. lit. b) RODO);
- SMULTRON ma jasny i uzasadniony interes w przetwarzaniu Twoich danych osobowych w związku z prowadzoną działalnością z wyjątkiem sytuacji, w których interesy takie podporządkowane są interesom związanym z podstawowymi prawami i wolnościami osoby, której dane dotyczą i wymagającym ochrony (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
- przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego, któremu podlega SMULTRON (podstawa prawna: wykonanie obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1. lit. c) RODO);
- przetwarzanie jest konieczne dla ochrony Twoich żywotnych interesów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1. lit. d) RODO);
- udzieliłeś wyraźnej i dobrowolnej zgodę na przetwarzanie danych osobowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1. lit. a) RODO).
4.2. Twoje dane osobowe uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania SMULTRON wykorzystuje w następujących celach:
- zawarcia i wykonania umowy – przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu (podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1. lit. b) RODO);
- wykonania ciążących na SMULTRON obowiązków prawnych, np. wystawienie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych – przez okres w którym wykonujemy obowiązki prawne oraz przez okres, w którym przepisy nakazują nam przechowywać określone dane, np. podatkowe (podstawa prawna: wykonanie obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1. lit. c) lub okres, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
- wykrywania nadużyć i zapobiegania im – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy art. 6 ust. 1. lit. b) RODO), a później przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy, a w przypadku dochodzenia przez SMULTRON roszczeń lub zawiadomienia organów – przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes SMULTRON, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
- ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń – przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes SMULTRON, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
- tworzenia analiz, statystyk, badań, ankiet, zestawień na potrzeby wewnętrzne SMULTRON oraz na potrzeby klientów SMULTRON – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1. lit. b) RODO) oraz prawnie uzasadniony interes SMULTRON, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
- marketingu bezpośredniego – (prawnie uzasadniony interes SMULTRON, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
5. Jak długo będą przetwarzane Twoje dane osobowe?
5.1. SMULTRON będzie przechować Twoje dane osobowe tak długo jak długo wymagają tego obowiązujące przepisy prawa albo przez okres, w którym niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych dla celów określonych w tym dokumencie.
5.2. Po zakończeniu przetwarzania, dane osobowe i kopie dokumentów zawierających te dane zostaną zanonimizowane lub usunięte z wszelkich urządzeń elektronicznych, natomiast kopie papierowe zostaną zniszczone.
6. Komu zostaną udostępnione Twoje dane osobowe?
6.1. SMULTRON nie udostępnia Twoich danych osobowych podmiotom trzecim, chyba że:
- dane są przetwarzane przez podmiot zewnętrzny na podstawie pisemnej umowy powierzenia danych:
Dane osobowe przekazujemy podmiotom z Nami współpracującym i innym zaufanym firmom lub osobom, które przetwarzają je na potrzeby SMULTRON zgodnie z naszymi instrukcjami i Polityką bezpieczeństwa informacji oraz przy zastosowaniu wszelkich odpowiednich środków ochrony poufności i bezpieczeństwa informacji; podmiotami przetwarzającymi w naszym imieniu, uczestniczącymi w wykonywaniu naszych czynności są m.in.:
- podmioty obsługujące nasze systemy teleinformatyczne i podmioty udostępniające nam narzędzia do gromadzenia i przechowywania danych osobowych;
- podwykonawcy wspierający nas w wykonaniu oferowanych przez nas usług i produktów;
- podmioty pośredniczące w sprzedaży naszych usług;
- podmioty świadczące nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową oraz inne podmioty działające na nasze zlecenie;
- istnieją przyczyny prawne:
będziemy zobowiązani do udostępnienia danych osobowych, jeśli będzie to wymagane na mocy przepisów prawa, w szczególności w związku z prowadzonymi sporami sądowymi lub na wniosek organów administracyjnych i rządowych – w zakresie zdefiniowanym przez te organy.
6.2. SMULTRON zapewni, iż przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego zlokalizowanego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dokonane będzie w zgodności z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych i z odpowiednim poziomem zabezpieczeń bezpieczeństwa informacji. Osoba, której dane dotyczą może w każdej chwili zażądać uzyskania informacji odnośnie zakresu danych osobowych przetwarzanych przez niniejsze podmioty, a także uzyskać listę podmiotów, którym udostępniono dane osobowe poprzez wysłanie zapytania na adres mailowy: hello@smultron.pl.
6.3. Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich zapewnią ochronę bezpieczeństwa danych osobowych na poziomie nie niższym aniżeli poziom zabezpieczeń stosowany przez SMULTRON i będą związane odpowiednimi umowami o zachowaniu poufności.
7. W jaki sposób zapewniamy bezpieczeństwo Twoich danych osobowych?
7.1. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, nieautoryzowaną modyfikacją, ujawnieniem oraz zniszczeniem informacji znajdujących się w posiadaniu SMULTRON. W szczególności:
- kontrolujemy nasze metody gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji, w tym fizyczne środki bezpieczeństwa, aby chronić przed nieuprawnionym dostępem do danych osobowych;
- dostępu do Twoich danych osobowych udzielamy jedynie takim podmiotom, które muszą mieć do nich dostęp, aby przetwarzać je na potrzeby SMULTRON i które są zobowiązane do zachowania poufności.
8. Czy Twoje dane osobowe podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu?
8.1. Twoje dane osobowe NIE podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
9. W jaki sposób możesz zarządzać swoimi danymi osobowymi? Jakie przysługują Ci prawa?
9.1. Powszechnie obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych nakładają na SMULTRON jako administratora danych osobowych wiele obowiązków w celu umożliwienia Ci realizacji przysługujących praw, w tym:
- prawa do dostępu do zebranych przez nas danych, tj. prawa do wiedzy i informacji w zakresie celów, w jakich przetwarzamy Twoje dane osobowe, odbiorców danych osobowych, wiedzy, o tym jakie dane przetwarzamy oraz prawa do uzyskania kopii tychże danych;
Zależy nam, abyś miał łatwy dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez SMULTRON. Dlatego jeśli chcesz uzyskać informację w zakresie przetwarzanych przez nas danych osobowych prosimy o przesłanie prośby o wgląd do danych osobowych pod adres e-mail: hello@smultron.pl. W odpowiedzi poinformujemy o zakresie przetwarzanych przez SMULTRON danych osobowych dotyczących Twojej osoby.
- prawa do sprostowania, tj. poprawienia przetwarzanych przez nas danych osobowych, uzupełnienia niekompletnych danych lub ich aktualizacji;
Jeśli dane osobowe przetwarzane przez SMULTRON są nieprawidłowe, niekompletne lub nieaktualne prosimy o kontakt pod adresem: hello@smultron.pl. Postaramy się szybko dokonać odpowiedniej modyfikacji, zaktualizować je lub usunąć nieścisłości.
- prawa do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), tj. uprawnienie do żądania niezwłocznego usunięcia danych osobowych przetwarzanych bezpodstawnie.
Zwracamy jednak uwagę, iż nie wszystkie dane dotyczące Twojej osoby będziemy mogli usunąć. Niektóre dane – ze względu na uzasadnione cele biznesowe lub prawne – będziemy musieli zachować. Każdorazowo powiadomimy Cię o tym, czy dane osobowe objęte zgłoszeniem zostały usunięte, a jeśli nie – poinformujemy powodach, dla których nie możemy uczynić zadość Twojemu żądaniu.
- prawo do ograniczenia ich przetwarzania, tj. czasowego usunięcia Twoich danych z naszych baz albo wstrzymania jakichkolwiek operacji na Twoich danych osobowych, np. w przypadku gdy zakwestionujesz prawidłowość przetwarzanych przez nas danych (ograniczenie następuje na okres sprawdzenia przez SMULTRON prawidłowości danych) albo gdy wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania (ograniczenie następuje do czasu weryfikacji zasadności sprzeciwu);
- prawo do otrzymania kopii danych oraz prawo do przeniesienia danych do innego administratora.
10. Prawo sprzeciwu – co to takiego?
10.1. Niezależnie od uprawnień wymienionych w punkcie powyżej niniejszej informacji masz również prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu zgłoszenia w tej sprawie przesłanego pod adres e-mail: hello@smultron.plnie będziemy wykorzystywać Twoich danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego.
10.2. W szczególnych sytuacjach możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystywania danych jest prawnie uzasadniony interes SMULTRON lub interes publiczny. W takim wypadku, po rozpatrzeniu Twojego wniosku nie będziemy już mogli przetwarzać danych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba, że wykażemy, iż istnieją:
- ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które uznaje się za nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub
- podstawy do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
11. ZGODA – jako podstawa przetwarzania danych osobowych
W przypadku gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych nie wiąże się z wykonaniem umowy, realizacją obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, SMULTRON może poprosić o udzielenie zgody na określone sposoby wykorzystania Twoich danych osobowych. Taką zgodę możesz w każdej chwili wycofać przesyłając do nas stosowne zgłoszenie. Jednakże wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
12. SKARGA
Możesz również skorzystać z uprawnienia do wniesienia skargi w sprawie wykorzystywania przez nas danych osobowych. Aby to zrobić, należy przesłać wiadomość e-mail wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres hello@smultron.pl. Niezwłocznie rozpatrzymy Twoją skargę i udzielimy odpowiedzi. Osoby fizyczne mają również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji na temat praw osób oraz sposobu wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, szczegółowe informacje dot. wniesienia skargi można uzyskać pod adresem www.uodo.gov.pl.
13. W jaki sposób skontaktować się z SMULTRON?
W celu uzyskania szerszych informacji w zakresie sposobu przetwarzania i korzystania z danych osobowych przez SMULTRON zapraszamy do odwiedzenia strony internetowej smultron.software oraz do kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej hello@smultron.pl lub formularza kontaktowego znajdującego się na stronie internetowej.
Smultron sp. z o.o. przysługuje wyłączne prawo do korzystania z niniejszego dokumentu i rozporządzania nim. Wykorzystanie opublikowanych tutaj treści, w szczególności kopiowanie i rozpowszechnianie bez zgody Smultron lub innej podstawy prawnej jest zabronione i może rodzić po stronie korzystającego odpowiedzialność cywilną lub karną.
