Informacja od Administratora danych osobowych w zakresie przetwarzania danych osobowych klientów Smultron sp. z o.o.

1. Wprowadzenie

W świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych Smultron jest administratorem Państwa danych osobowych. Oznacza to, iż wszelkie Państwa dane osobowe uzyskane w związku z zawarciem umowy lub w trakcie jej trwania winny być przez nas wykorzystane w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami. Dlatego, chcąc zachować wysokie standardy przetwarzania Państwa danych osobowych i starając się w tym celu podejmować odpowiednie kroki, pragniemy przekazać Państwu najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uzyskanych w związku z podjęciem współpracy ze Smultron sp. z o.o. Ze swojej strony zapewniamy, iż dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje te były zgodne z unijnymi i krajowymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności zaś, aby w pełni wpisywały się w wymogi rozporządzenia UE w sprawie ochrony prywatności osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych („Ogólne rozporządzenie o ochronie danych” lub „RODO”).

2. Czego dotyczy niniejsza informacja?

Informacja dotyczy sposobu, w jaki chronimy i przetwarzamy Państwa dane osobowe. Prosimy o uważne zapoznanie się z treścią niniejszego dokumentu.

3. Kto jest administratorem państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest Smultron sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Sławkowska 12, 31-014 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000543616, REGON: 360370011, NIP: 6762482785, o kapitale zakładowym: 50 000 zł.

4. Jakie dane osobowe klientów posiada Smultron?

4.1. Smultron może wchodzić w posiadanie różnych kategorii danych osobowych Klientów, w zależności od celów przetwarzania.

4.2. Zawierając z Państwem umowę wymagamy podania imienia i nazwiska (w przypadku osób fizycznych) albo oznaczenia Państwa przedsiębiorstwa oraz miejsca zamieszkania albo miejsca, gdzie znajduje się siedziba Państwa firmy jak również numeru NIP. Do pożądanych przez nas informacji należą także dane osobowe przedstawicieli przedsiębiorstwa, czyli osób fizycznych, które uczestniczą w negocjacjach oraz zawieraniu i wykonaniu umowy (imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu). Są to dane, bez których nie możemy przystąpić do świadczenia na Państwa rzecz usług (umowa nie zostanie zawarta). Dodatkowo możemy poprosić również o wskazanie danych opcjonalnych takich jak: adres korespondencyjny (do doręczeń), adres e-mail i numer kontaktowy. Podanie tych ostatnich danych nie jest obowiązkowym elementem umowy, niemniej z pewnością ułatwi współpracę w zakresie wykonania umowy.

5. W jaki sposób Smultron pozyskuje/ gromadzi państwa dane osobowe?

5.1. Dane osobowe przetwarzane przez Smultron pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa podczas negocjowania i zawarcia umowy oraz w trakcie jej wykonywania.

5.2. Smultron może także przetwarzać dane osobowe uzyskane 3 pośrednio, w szczególności:

• w zakresie danych osobowych wykorzystywanych w postępowaniach sądowych, przy rozstrzyganiu sporów oraz wymaganych przez organy administracyjne;

• od banków lub innych instytucji płatniczych (w związku z płatnościami wynikającymi z umowy) w zakresie informacji o tym, z jakiego konta i w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty.

6. W jakim celu i na jakiej podstawie Smultron wykorzystuje państwa dane osobowe?

6.1. Zgodnie z art. 6 RODO, Smultron gromadzi dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje wyraźna podstawa prawna do ich przetwarzania. Mogą zachodzić następujące przesłanki uzasadniające gromadzenie Państwa danych osobowych:

• przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności, o jakie zwrócił się potencjalny Klient przed zawarciem umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6. ust. 1. lit. b) RODO);

• Smultron ma jasny i uzasadniony interes w przetwarzaniu Państwa danych osobowych w związku z prowadzoną działalnością z wyjątkiem sytuacji, w których interesy takie podporządkowane są interesom związanym z podstawowymi prawami i wolnościami osoby, której dane dotyczą i uzasadniającym ochronę danych osobowych (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Smultron, art. 6. ust. 1 lit. f) RODO);

• przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego, któremu podlega Smultron (podstawa prawna: wykonanie obowiązku prawnego, art. 6. ust. 1. lit. c) RODO;

• przetwarzanie jest konieczne dla ochrony Państwa żywotnych interesów (art. 6. ust. 1. lit. d) RODO); • wyraziliście Państwo wyraźną i dobrowolną zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 6. ust. 1. lit. a) RODO); 4

6.2. Państwa dane osobowe uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania Smultron wykorzystuje w następujących celach:

a) zawarcia i wykonania łączącej nas z Państwem umowy – przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu (podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6. ust. 1. lit. b) RODO);

b) wykonania ciążących na Smultron obowiązków prawnych, np. wystawienie iprzechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych – przez okres w którym wykonujemy obowiązki prawne oraz przez okres, w którym przepisy nakazują nam przechowywać określone dane, np. podatkowe (podstawa prawna: wykonanie obowiązku prawnego, art. 6. ust. 1. lit.

c) lub okres, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Smultron, art. 6. ust. 1 lit. f) RODO); c) wykrywania nadużyć i zapobiegania im – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy art. 6. ust. 1. lit. b) RODO), a później przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy, a w przypadku dochodzenia przez Smultron roszczeń lub zawiadomienia organów – przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Smultron, art. 6. ust. 1 lit. f) RODO);

d) ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń – przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Smultron, art. 6. ust. 1 lit. f) RODO);

e) tworzenia analiz, statystyk, badań, ankiet, zestawień na potrzeby wewnętrzne Smultron oraz na potrzeby Klientów Smultron – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6. ust. 1. lit. b) RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Smultron, art. 6. ust. 1 lit.

f) RODO); f) marketingu bezpośredniego – przez czas trwania umowy (prawnie uzasadniony interes Smultron, art. 6. ust. 1 lit. f) RODO);

7. Jak długo będą przetwarzane państwa dane osobowe?

7.1. Smultron będzie przechowywał Państwa dane osobowe tak długo jak długo wymagają tego obowiązujące przepisy prawa albo przez okres, w którym niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych dla celów określonych w tym dokumencie.

7.2. Po zakończeniu przetwarzania, dane osobowe i kopie dokumentów zawierających te dane zostaną zanonimizowane lub usunięte z wszelkich urządzeń elektronicznych, natomiast kopie papierowe zostaną zniszczone.

8. Komu zostaną udostępnione państwa dane osobowe?

8.1. Smultron nie udostępnia Państwa danych osobowych podmiotom trzecim, chyba że: • dane są przetwarzane przez podmiot zewnętrzny na podstawie pisemnej umowy powierzenia danych; dane osobowe przekazujemy podmiotom z nami współpracującym i innym zaufanym firmom lub osobom, które przetwarzają je na potrzeby Smultron zgodnie z naszymi instrukcjami i Polityką bezpieczeństwa informacji oraz przy zastosowaniu wszelkich odpowiednich środków ochrony poufności i bezpieczeństwa informacji; podmiotami przetwarzającymi w naszym imieniu, uczestniczącymi w wykonywaniu naszych czynności są m.in.: a) podmioty obsługujące nasze systemy teleinformatyczne i podmioty udostepniające nam narzędzia do gromadzenia i przechowywania danych osobowych; b) podwykonawcy wspierający nas w wykonaniu oferowanych przez nas usług i produktów; c) podmioty pośredniczące w sprzedaży naszych usług; d) podmioty świadczące nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową oraz inne podmioty działające na nasze zlecenie 6 • istnieją przyczyny prawne: Będziemy zobowiązani do udostępnienia danych osobowych, jeśli będzie to wymagane na mocy przepisów prawa, w szczególności w związku z prowadzonymi sporami sądowymi lub na wniosek organów administracyjnych i rządowych – w zakresie zdefiniowanym przez te organy;

8.2. Smultron zapewni, iż przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego zlokalizowanego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dokonane będzie w zgodności z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych i z odpowiednim poziomem zabezpieczeń bezpieczeństwa informacji. Osoba, której dane dotyczą może w każdej chwili zażądać uzyskania informacji odnośnie zakresu danych osobowych przetwarzanych przez niniejsze podmioty, a także uzyskać listę podmiotów, którym udostępniono dane osobowe poprzez wysłanie zapytania na adres mailowy: hello@smultron.pl. 8.3. Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich zapewnią ochronę bezpieczeństwa danych osobowych na poziomie nie niższym aniżeli poziom zabezpieczeń stosowany przez Smultron i będą związane odpowiednimi umowami o zachowaniu poufności.

9. W jaki sposób zapewniamy bezpieczeństwo państwa danych osobowych?

9.1. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Państwa dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, nieautoryzowaną modyfikacją, ujawnieniem oraz zniszczeniem informacji znajdujących się w posiadaniu Smultron. W tym celu:

• stosujemy szyfrowanie SSL;

• kontrolujemy nasze metody gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji, w tym fizyczne środki bezpieczeństwa, aby chronić przed nieuprawnionym dostępem do danych osobowych;

• dostępu do Państwa danych osobowych udzielamy jedynie tym pracownikom, kontrahentom i przedstawicielom Smultron, którzy 7 muszą mieć do nich dostęp, aby przetwarzać je na potrzeby Smultron i którzy na mocy umowy są zobowiązani do zachowania ścisłej poufności, a w przypadku niewypełnienia tych zobowiązań ponoszą surową odpowiedzialność przewidzianą obowiązującymi przepisami prawa.

10. Czy państwa dane osobowe podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu?

10.1. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

11. W jaki sposób możecie państwo zarządzać swoimi danymi osobowymi? Jakie przysługują państwu uprawnienia?

11.1. Powszechnie obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych nakładają na Smultron jako administratora danych osobowych wiele obowiązków w celu umożliwienia Państwu realizacji praw Państwu przysługujących, w tym:

• prawa do dostępu do zebranych przez nas danych, tj. prawa do wiedzy i informacji w zakresie celów, w jakich przetwarzamy Państwa dane osobowe, odbiorców Państwa danych osobowych, wiedzy, o tym jakie dane przetwarzamy oraz prawa do uzyskania kopii tychże danych. Zależy Nam, aby mieli Państwo łatwy dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Smultron. Dlatego jeśli chcą Państwo uzyskać informację w zakresie przetwarzanych przez nas danych osobowych prosimy o przesłanie prośby o wgląd do danych osobowych pod adres e-mail: hello@smultron.pl. W odpowiedzi poinformujemy Państwa o zakresie przetwarzanych przez Smultron danych osobowych dotyczących Państwa osoby.

• prawa do sprostowania, tj. poprawienia przetwarzanych przez nas danych osobowych, uzupełnienia niekompletnych danych lub ich aktualizacji. Jeśli dane osobowe przetwarzane przez Smultron są nieprawidłowe, 8 niekompletne lub nieaktualne prosimy o kontakt pod adresem: hello@smultron.pl. Postaramy się szybko dokonać odpowiedniej modyfikacji, zaktualizować je lub usunąć nieścisłości.

• prawa do usunięcia danych, tj. uprawnienie do żądania niezwłocznego usunięcia Państwa danych osobowych przetwarzanych bezpodstawnie albo wykorzystywanych przez nas na naszej stronie internetowej lub profilach społecznościowych; Zwracamy jednak uwagę, iż nie wszystkie dane dotyczące Państwa osoby będziemy mogli usunąć. Niektóre dane – ze względu na uzasadnione cele biznesowe lub prawne Smultron – będziemy musieli zachować. Każdorazowo powiadomimy Państwa o tym, czy dane osobowe objęte zgłoszeniem zostały usunięte, a jeśli nie – poinformujemy Państwa o motywach, dla których nie możemy uczynić zadość Państwa żądaniu.

• prawo do ograniczenia ich przetwarzania, tj. czasowego usunięcia Państwa danych z naszych baz albo wstrzymania jakichkolwiek operacji na Państwa danych osobowych, np. w przypadku gdy kwestionujecie Państwo prawidłowość przetwarzanych przez nas danych (ograniczenie następuje na okres sprawdzenia przez Smultron prawidłowości danych) albo gdy wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania (ograniczenie następuje do czasu weryfikacji zasadności sprzeciwu)

• prawa do przeniesienia danych do innego administratora;

12. Prawo sprzeciwu – co to takiego?

12.1. Niezależnie od uprawnień wymienionych w punkcie 11. niniejszej informacji mają Państwo również uprawnienie do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu zgłoszenia w tej sprawie przesłanego pod adres e-mail: hello@smultron.pl nie będziemy wykorzystywać Państwa danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego.

12.2. W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym 9 momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystywania danych jest prawnie uzasadniony interes Smultron lub interes publiczny. W takim wypadku, po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będziemy już mogli przetwarzać danych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba, że wykażemy, iż istnieją: • ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności. lub • podstawy do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

13. Zgoda – jako podstawa przetwarzania państwa danych osobowych

13.1. W przypadku gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych nie wiąże się z wykonaniem umowy, realizacją obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, Smultron może poprosić Państwa o udzielenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych o sobowych. Taką zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać przesyłając do nas stosowne zgłoszenie. Jednakże wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

14. W jaki sposób skontaktować się ze Smultron?

14.1. W celu uzyskania szerszych informacji w zakresie sposobu przetwarzania i korzystania z danych osobowych przez Smultron zapraszamy do odwiedzenia strony internetowej www.smultron.pl oraz do kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej hello@smultron.pl lub formularza kontaktowego znajdującego się na stronie internetowej.

Smultron sp. z o.o. przysługuje wyłączne prawo do korzystania z niniejszego dokumentu i rozporządzania nim. Wykorzystanie opublikowanych tutaj treści, w szczególności kopiowanie i rozpowszechnianie bez zgody Smultron lub innej podstawy prawnej jest zabronione i może rodzić po stronie korzystającego odpowiedzialność cywilną lub karną.

Skontaktuj się z nami

* Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe.





Smultron Software Lab

ul. Sławkowska 12
31-014 Kraków

+48 12 30 700 30
hello@smultron.pl

NIP: 6762482785

Marcin Stawowiak - avatar
Zapraszam do kontaktu

Marcin Stawowiak